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对强化电子文件档案管理的思考

发布时间：2011-09-02 作者：裴玉兰来源：本站整理分享到：

摘要 文件和档案是构成国家信息资源的基本要素和重要成份。随着信息时代的来临，档案工作也正发生着一场巨大的变革，而这场变革首先是由电子文件大量生成而引起的。充分利用计算机技术，进行档案信息的管理和档案信息的传输，努力强化电子文件档案管理工作，已成为文档战线必须认真思考和急待解决的问题。

关键词 电子文件档案工作变革

文件和档案是构成信息资源的基本要素和重要成份。随着信息时代的来临，办公自动化程度的不断提高，各企事业单位保存的纸质档案材料的不断增多，传统的、单一的载体控制在文件管理中显得力不从心，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，充分利用计算机技术和通讯技术的快速发展为我们提供的良好环境和条件，进行档案信息的管理和档案信息的传输，所以我们必须努力强化电子文件档案管理工作。如何推进电子文件归档工作已成为文档战线必须认真思考和急待解决的问题

1 使用和管理电子文档中遇到的困难与障碍

由于电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，以它的特殊性，在电子文件档案的归档和管理工作中也有着诸多障碍、难题。

1.1思想观念障碍

由于档案工作传统的手工管理手段和固定管理模式由来已久，因此档案管理者头脑中形成的许多传统的思维管理方式，必然阻碍对电子文档等新技术产物的接受程度。加之电子文件归档与纸质文件相比是一项更为艰苦细致且难度较大的工作；由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。有的甚至认为电子文件不用归档，认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过度性载体，不能直接归档；或怕增加工作量而不愿承担此项工作。

1.2电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，存在着控制手段的障碍

文件是一个单位行使其职能和权力的象征，大部分文件都有很强的权威性，而制发过程特别是签发手续均有严格的规定和控制。而电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，文件的修改、核对等必备的环节难以在最后成稿的电子文件中体现，从而使人们感到把握其内容原貌的困难，造成责任不清。这种易被修改性也使得电子文件的法律效力大大削弱，也与档案的真实性与凭证属性不符。

目前电子文件的签署技术尚不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。因此，由于对电子文件的控制手段和技术还尚未完善，也阻碍了电子文件归档和电子档案管理的开展和实施。

1.3电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。也就是说一份文件可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，无法通过载体来判定这份电子文件的原始性，这也是档案工作者所面临的挑战。

1.4电子档案管理的困难性

电子文档与现有的纸质档案在保管条件上有很大差别，主要体现在保管环境、保管条件、保管设备和管理办法等方面，尽管电子文档实体比纸质档案的体积大大缩小，但对保管要求却高得多。一是对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严肃性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施长期保存电子档案，使企业活动的真实记录遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。
另外，纸质档案正处在向电子档案过渡的适应时期，保存电子文档，也要同时保存相应的纸质文件，这需要很多的人力物力，觉得得不偿失，存在着等靠思想。从心理上对电子档案的管理和利用有着一定程度的排斥性。

2 解决存在问题的思路与对策

2.1 要转变观念，接受新技术，以人为本，锻造复合型文档管理人才资源

电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。要求管理人员既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，只有提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。

具体到各单位可以采取以下方法：依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理人员为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
2.2 确定文档一体化的管理模式，加强电子文件的形成与积累、整理与处理工作。电子文档的推行必然要加快文档一体化的进程，电子文件和电子档案的界限日趋模糊，电子文件的收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程。档案工作要从文件工作抓起，提前介入到文件的生成过程中。早在20世纪40年代作为文件生命周期理论创始人之一的美国档案学者菲利普.C.布鲁克斯就认为档案工作者应对文件的产生和管理给予更多的关注，应更加重视文件的概念来源、文件的形成过程和背景，这正是尊重和体现了档案界提出的“新来源原则”和“前端控制”思想。在实际工作中，档案工作者应该按照本单位的实际情况，将档案工作的具体要求提前嵌入到文件管理系统当中，对电子文件进行分类、排序，通过分类、标引、组合、编号，使其处于有序状态，从而使全部电子文件形成一个有机的整体。

2.3“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

 目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮工具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它将与纸质档案并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。另外电子档案无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。

3 结束语

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生事物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动强度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入、档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥更大的作用。

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